Pelatihan Electronic Filing & Document Management System

Pelatihan Electronic Filing & Document Management System

Pelatihan Electronic Filing & Document Management System – Dokumen & arsip fisik yang telah ada saat ini, hanyalah sebagian kecil dari khazanah pengetahuan yang dimiliki perusahaan. Setelah suatu dokumen dianggap final, kita & para pengguna dokumen perlu mengetahui dokumen apa saja yang dianggap vital, penting & berguna.

Pelatihan Electronic Filing & Document Management System

training Electronic Filing & Document Management System

EFiling memudahkan proses review & edit dari beragam dokumen, serta memberikan Business Intelligence Information yang tidak hanya tepat, tetapi juga mudah dimengerti & ditindak-lanjuti.

Beberapa manfaat langsung eFiling:
1. Mengurangi penggunaan formulir kertas & memastikan kelengkapan pengisian checklist & workflow.
2. Mempermudah akses ke khazanah (central file) untuk menampilkan mockup, draft, process flowcharts, sketch, memo voice & video, arsip, rekaman, pengetahuan tertulis, Quality Manual, Standard Operating Procedures, Work Instruction.
3. Mempermudah kerjasama (kolaborasi) antar pengguna yang tersebar di berbagai lokasi (pekerja kantor, lapangan, site dlsb) untuk mengubah & memperbaharui kurikulum, modul, bahan bacaan, kuis & ujian secara on-line.
4. Mempermudah pengorganisasian pekerjaan individu maupun kelompok (memantau jadwal, target & hasil, baik di dalam kantor maupun di luarkantor; mengikutirapat online; menyelesaikan to-do, mengorganisir notes & koleksi multimedia, memberikan tugas maupun menetapkan reminders, di mana saja, kapan saja).

Untuk mengikuti pelatihan ini, anda bisa langsung menghubungi nomer admin kami dibawah ini.

Dendi: 0813-9174-4490 (Telkomsel)

Ikuti Juga: Pelatihan Finance and Accounting for Non Finance

Apa yang Anda Peroleh Setelah Mengikuti Pelatihan Electronic Filing & Document Management System?

1. Terampil menyusun serta mensosialisasikan kebijakan kearsipan elektronik (eFiling).
2. Terampil menyusun prosedur pembuatan, review, edit, publikasi dokumen elektronik.
3. Terampil menyusun kebijakan penyimpanan, pengkodean, indeks & lokasi arsip elektronik serta menjelaskan dengan gambling kepada karyawan,terutama kepada para profesional (insinyur, dll), sehingga mereka dapat menerima penjelasan (sosialisasi) secara bijaksana.
4. Terampil menjabarkan hasil audit eFiling & menyusun langkah tindak lanjutnya.
5. Pahamtujuan, lingkup, tanggung jawab, aktifitas, proses & kompetensi yang harus dimiliki pengelola arsip profesional, baik arsip fisik maupun elektronik.
6. Paham suka duka mengelola dokumen & arsip.

Siapa yang Harus Ikut Pelatihan Ini?

IT, Sekretaris, Pimpinan Proyek,OfficeManager,Office Administration.

Apa yang dipelajari dalam Pelatihan Ini?
* Modul 01 Paradigma & Filosofi Electronic Filing & Document Management System
* Modul02 Sharing&Studi Kasus Mengenai Beragam Contoh Implementasi eFDM Di Sejumlah Sektor/Industri
* Modul 03 Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik
* Modul 04 Langkah Implementasi 2: Migrasi Ke Efiling
* Modul 05 Quick Win 1
* Modul 06 Quick Win 2
* Modul 07 Fraud Prevention & Risk Management
* Modul 08 Disaster Recovery & Business Continuity

Detail Sesi:

Modul01 – Paradigma & Filosofi Electronic Filing & Document Management System

* Memahami perkembangan sistem arsip konvensional & elektronik.
* Membahasperbedaanantara karakteristik bisnis & implikasi terhadap sistem arsip elektronik: pemilihan database, keamanan (security level), GIS (Geo-tagging) & Fraud Prevention.
* Membahas permasalahan teknis dalam eFDM: metode, tata waktu, tata administrasi.
* Membahas aspek hukum & legal eFiling.
* VIDEO: Microsoft Future Technology, Database Choices, Distributed Architecture & Security.
* SHARING & DISKUSI KELOMPOK.

Modul 02 – Sharing & Studi Kasus Mengenai Beragam Contoh Implementasi eFDM Di Sejumlah Sektor/Industri

* Membahas tren kebutuhan baru: akses via handheld & tablet.
* Membahas beragamcontohimplementasieFDMdisejumlah sektor/industri antara lain:
+ Kebutuhan akses dari sejumlah lokasi secara sekaligus.
+ Kebutuhan memudahkan pembiasaan melalui aplikasi office/word.
+ Kebutuhan menyimpan data gambar teknis.
+ Kebutuhan kemudahan mengakses dokumen elektronik yang sudah terlebih dahulu ada.
+ Kebutuhan mengakses & mengarsip email.
* VIDEO: Web, Word & AutoCAD Intergration, Import Existing Files, eMail Indexing.
* STUDI KASUS: membahas contoh di perbankan, keuangan, asuransi, manufaktur & kedokteran.

Modul 03 – Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik

* Memahami kategori & klasifikasi dokumen.
* Memahami indeks & kode arsip.
* Memahami hak akses (public & non-public), map of location & PiC.
* Membahas peluang implementasi Barcoding, RFID & GIS dalam sistem arsip fisik.
* Membahas penyusutan dokumen secara bertahap.
* TIPS & TRICKS: membahas pemakaian filing cabinet dengan baik & benar.
* TIPS & TRICKS: membahas indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
* TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyimpanan (compacto & pronto).
* TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyusutan arsip (ideal).

Modul 04 – Langkah Implementasi 2: Migrasi Ke Efiling

* Memahami alat bantu Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen,DaftarTipeDokumen,Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
* Membahas implementasi elektronik dari indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
* VIDEO: Attribute linking, Reference File Management, Sending Links Not Documents, Version Control.
* SIMULASI: membahas kasus implementasi eFDM secara step-by-step.
* SIMULASI: menerapkan prinsip sistem arsip elektronik dengan Excel, eFiling & DMS.
* TIPS & TRICKS: menggunakan Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen,DaftarTipeDokumen,Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
* TIPS & TRICKS: membahas produk konversi: high-speed scanner (DR), kamera, handycam.

Modul 05 – Quick Win 1

* Membahas konsep pencarian menurut keyword & metadata.
* Meningkatkan komunikasi & membangun trust dengan peningkatan interaksi antar user & lintas komunitas.
* VIDEO:ContentSearching,Knowledge Groups, eTransmittals, GoogleDocs, Google Calendar.
* TIPS & TRICKS: membahas teknik Social Media untuk meningkatkan interaksi.

Modul 06 – Quick Win 2

* Memahami sistem otentikasi: konvensional, watermark, digital signature.
* Membahas kemudahan pengecekan serta ketelitian tinggi dalam modul Optical Character Recoqnition untuk mendeteksi perubahan & pemalsuan.
* Membahaspenyelarasan proses kerja dengan worklow & sistem otorisasi elektronik
* VIDEO: Project Wizard, Workflow, RImage (Replicator, Duplicator, Protector).
* TIPS & TRICKS: menjaring informasi dengan on-line survey.

Modul 07 – Fraud Prevention & Risk Management

* Membahas konsep dasar manajemen resiko.
* Membahas keterkaitan dengan sistem manajemen resiko & permasalahan dalam sistem arsip konvensional.
* Membahas integrasi dengan sistem informasi publik: catatan sipil, daftar debitur, otoritas pajak, public records.
* SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
* SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul kolaborasi (video conferencing) dalam eFDM.
* SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul manajemen identitas (single signage) dalam eFDM.

Modul 08 – Disaster Recovery & Business Continuity

* Memahami sistem kontinuitas bisnis: konvensional, remote site, cloud.
* Membahas berbagai hal yang harus dipersiapkan sebelum implementasi dan/atau perubahan sistem arsip.
* Membahas rencana implementasi sistem arsip baru (perubahan sistem) untuk memperbaiki security & ease-of-use.
* SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
* SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul manajemen proyek (redmine), pengetahuan (wiki) & live feed (RSS, Snaplogic) dalam eFDM.

Ikuti Juga: Pelatihan Enterprise Risk Management of Mining Industry

PESERTA Pelatihan Electronic Filing & Document Management System DIHARAPKAN MEMBAWA LAPTOP/ NETBOOK/PORTABLE HARDDISK/FLASHDISK UKURAN BESAR untuk praktik, demo & menyimpan aplikasi & dokumen pendukung workshop.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *